Yah, inilah resiko seorang Administrator. Sudah disuruh mendesain dan membuat E-Learning untuk sekolah, membuat daftar kelas, jurusan, mata pelajaran, masih juga disuruh memasukan daftar guru dan murid satu sekolah. Hmm..capek deh!
Eitt..tunggu dulu, jangan mengeluh…seorang Admin harus punya keinginan untuk terus belajar dan belajar, termasuk belajar bersabaaaaarrr..
Kali ini saya akan berbagi cara meng-upload data guru/siswa yang begitu banyak hanya dengan sekali klik saja…Bener??

Yups! Caranya adalah dengan menkonversikan file data siswa/guru yang sudah anda punya tersebut ke dalam format CSV. Format file CSV adalah format file standard yang banyak digunakan untuk mengupload data ke dalam database yang sudah kita punya. Sehingga kita tidak perlu input data satu per satu.

Sebenarnya banyak cara untuk membuat file CSV ini, anda bisa membuatnya melalui program pengolah kata Notepad, Ms Excel atau program yang lain. Akan tetapi kali ini kita akan membuat file CSV tersebut dari MS Excel, karena akan memudahkan kita dalam menggunakan rumus-rumus tertentu.

Pertama anda harus mengetahui field-field (kolom) apa saja yang ada pada tabel database anda. Selanjutnya sesuaikan dengan field-field yang ada di Lembar kerja Ms Excel anda. Untuk mengetahui field-field yang ada pada database user moodle anda, anda bisa membaca Meng-upload Multi user dalam Moodle.
Jika sudah paham, Selanjutnya, ikuti tahapan berikut ini:
1. Bukalah Ms Excel dan Buatlah 2 buah lembar kosong. 1 lembar (A) untuk mengolah data, dan 1 lembar (B) untuk hasil akhir yang akan kita upload.
2. Isikan pada baris pertama pada lembar B dengan :
Pada Sel (A1) : firstname, (B1) : lastname, (C1) : password, (D1) : username, (E1) : email
Bukalah lembar A dan lakukan tahapan berikut :
3. Copylah data Nama guru/siswa yang sudah anda punyai ke dalam lembar A tersebut pada Sel A1 (Misalnya).
4. Selanjutnya adalah kita olah data guru/siswa tersebut untuk mendapatkan firstname (nama depan) dan lastname (nama belakang) dari Nama yang baru saja Anda copy ke sel A1.
Nama biasanya terdiri atas 2 kata atau lebih. Misalnya “Agus Suliswanto“, maka kita pisahkan 2 kata tersebut untuk mendapatkan Firstname (nama depan) dan Lastname (Nama Belakang). Caranya :
– Letakkan kursor pada sel B1 dan ketikkan rumus berikut untuk mendapatkan Firstname (Nama Depan):
=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)
Jika sudah, copylah rumus tersebut dengan menarik Fill handle sampai akhir baris data.
Catatan : Untuk nama yang terdiri atas 1 kata saja, anda harus menuliskan Nama depan dan Nama belakang secara manual.
– Letakkan kursor pada Sel C1 dan ketikkan rumus berikut untuk memperoleh Lastname (Nama Belakang)
=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(” “,A1))
5. Sekarang saatnya kita buat password dari data yang sudah ada. Untuk sementara isikan kolom password dengan teks “changeme” pada semua baris data. Ini gunanya agar user bisa menentukan sendiri password yang akan digunakannya kemudian. Jadi untuk login pertama, user menggunakan password “changeme“.
6. Selanjutnya kita buat username dari data yang ada. Cara cepat untuk membuat username adalah dengan kombinasi Nama depan dan nama belakang dan dipisahkan dengan titik, seperti :
agus.suliswanto
Karena nama versi indonesia terkadang ada yang terdiri atas lebih dari 2 kata, maka untuk mempermudah saya akan membuat username yang saya ambil dari 4 huruf nama depan dan 4 huruf nama belakang yang dipisahkan dengan tanda titik (.), seperti nama “agus.suliswanto” menjadi “agus.suli“. Sehingga rumusnya adalah sebagai berikut : (ketikkan di Sel D1)
=LOWER(LEFT(B1,4) & “.” & LEFT(C1,4))
Catatan : Fungsi lower digunakan untuk mengubah huruf besar menjadi kecil.
7. Tahap selanjutnya adalah membuat email dari data yang ada secara cepat. Kita buat aja format emailnya, misalnya username@smkn3-jbg.sch.id. Maka ketikkan di Sel E1 rumus berikut :
=D2 & “@smkn3-jbg.sch.id”
Jika sudah selesai semua, copy-lah masing-masing data pada setiap kolom ke Lembar B (sesuai dengan masing-masing fieldnya). Jangan lupa gunakan Paste Special->Values supaya hanya datanya saja yang disalin (bukan rumusnya).
Jika sudah, maka hasilnya kira-kira seperti ini:

Lembar B


Lembar A

8. Sekarang simpanlah Lembar B ke dalam Format CSV dengan menekan Ctrl + S, Maka akan muncul kotak dialog berikut :


Pada kotak :
File Name : ketikkan nama filenya
Save As Type : CSV (Comma Delimited *.csv)
Dan Klik Save
Maka sebuah file dengan format CSV yang berisi data user yang akan diupload ke Moodle sudah siap.
Sekarang Uploadlah file tersebut, baca panduannya di Mengupload Multi User di Moodle.